Como extrair dados de encomendas e leads das chamadas para o seu CRM

Pela equipa de IdentityCall AI | Integrações | 6 min de leitura

Extrai dados das chamadas para o seu CRM definindo os campos que lhe interessam, deixando uma IA extraí-los de cada conversa como valores tipados e validados, e sincronizando esses valores com o seu CRM automaticamente. Bem feito, elimina a tomada manual de notas e torna o conteúdo das chamadas tão pesquisável como o resto dos seus dados.

O problema das notas de chamada

A maior parte do que é dito numa chamada nunca chega aos seus sistemas de forma utilizável. Aterra como uma nota tosca, quando muito, e o número de encomenda, o orçamento ou a hora para devolver a chamada ficam presos num áudio que ninguém voltará a ouvir. As notas em texto livre são inconsistentes e difíceis de consultar, e pedir aos agentes que registem campos à mão é lento e propenso a perdas.

Passo 1: decidir o que captar

Comece por definir os campos estruturados que importam para o seu caso de uso. Para uma equipa de vendas, isso pode ser o orçamento, o interesse no produto e o passo seguinte. Para o apoio ao cliente, um ID de encomenda, o tipo de problema e a resolução. Para as operações, uma hora e um motivo para devolver a chamada. Seja específico: quanto mais claro for o campo, mais limpa será a extração.

Passo 2: extrair valores tipados e validados

Em cada chamada, o sistema identifica esses campos a partir da transcrição e devolve-os como valores tipados e validados, de modo que uma data é uma data e um número é um número. Esta é a diferença entre um parágrafo de notas e dados que as suas ferramentas conseguem realmente usar. Cada chamada recebe também um resumo e uma categoria automáticos para dar contexto.

Passo 3: sincronizar com o seu CRM

Os campos extraídos são enviados para o seu CRM através das integrações nativas com o HubSpot e o Salesforce, de webhooks ou da API, sem introdução manual. Os dados aterram no contacto ou na oportunidade certa, prontos para relatórios, encaminhamento e seguimento.

Passo 4: usar os dados

Uma vez estruturado, o conteúdo das chamadas torna-se útil de formas que o áudio nunca foi:

Seguimento mais rápido, porque o passo seguinte é captado automaticamente.
Melhor encaminhamento, porque a intenção e os detalhes são conhecidos.
Relatórios mais limpos, porque os resultados das chamadas são campos pesquisáveis, não notas.

Uma nota sobre a precisão

A extração é robusta, mas não infalível, sobretudo em áudio com ruído ou em formulações ambíguas. A validação apanha erros de tipo e, para campos de elevada importância, pode encaminhar as extrações de baixa confiança para uma verificação humana rápida. O objetivo é eliminar o grosso da introdução manual, não fingir que o último por cento não existe.

Como começar

Mapeie os três a cinco campos que mudariam o seu seguimento se os tivesse em todas as chamadas, e comece por aí. Veja extração de dados de chamadas e integrações na IdentityCall.

Principais conclusões

Defina os campos que importam e deixe a extração retirá-los de cada chamada.
Os valores tipados e validados são utilizáveis; as notas em texto livre não são.
Sincronize com o HubSpot ou o Salesforce através de integrações nativas, webhooks ou da API.
Valide e submeta a verificação humana os campos de elevada importância.