Ar reikia sutikimo skambučiams įrašyti? Vienos šalies ir dviejų šalių valstijos

Parengė „IdentityCall” DI komanda | Atitiktis | 6 min skaitymo

Ar jums reikia sutikimo skambučiui įrašyti, priklauso nuo to, kur yra šalys. Vienose jurisdikcijose reikalaujama tik vienos šalies sutikimo, kitose – kad sutiktų visi skambučio dalyviai. Šiame įraše paaiškinamas šis skirtumas ir kaip komandos su tuo tvarkosi praktikoje. Tai bendro pobūdžio informacija, o ne teisinė konsultacija; savo pareigas pasitikslinkite su kvalifikuotu teisininku.

Vienos šalies ir visų šalių sutikimas

Vienos šalies sutikimo jurisdikcijoje skambutį galima įrašyti, jei sutinka bent vienas dalyvis, kuris gali būti ir jūs. Visų šalių sutikimo jurisdikcijoje, dažnai vadinamoje dviejų šalių sutikimu, prieš įrašant turi sutikti kiekvienas dalyvis.

Kuri taisyklė taikoma, gali priklausyti nuo to, kur yra kiekviena šalis, o ne tik nuo to, kur įsikūręs jūsų verslas. Jurisdikcijas kertančiam skambučiui gali būti taikoma griežtesnė taisyklė, todėl daugelis organizacijų pagal nutylėjimą renkasi konservatyviausią požiūrį.

Visų šalių sutikimo valstijos

Jungtinėse Valstijose kaip reikalaujančios visų šalių sutikimo dažnai minimos kelios valstijos, tarp jų Kalifornija, Florida, Ilinojus, Pensilvanija ir Vašingtonas. Tikslus sąrašas ir tai, kaip aiškinamas kiekvienas įstatymas, laikui bėgant keičiasi ir priklauso nuo situacijos. Bet kurį sąrašą, įskaitant šį, laikykite atspirties tašku, kurį reikia patikslinti su teisininku, o ne galutiniu sprendimu.

Praktiškas atsakymas: pranešti kiekvieną kartą

Kadangi taisyklės nenuoseklios, o skambučiai kerta sienas, dauguma komandų priima paprastą veiklos standartą: kiekvieno skambučio pradžioje pranešti, kad skambutis įrašomas, ir, kur reikalaujama, gauti sutikimą. Aiškus, nuoseklus pranešimas leidžia išvengti daugybės neaiškumų.

Sunkesnė dalis – tai įrodyti. Politika, teigianti „mes visada pranešame”, nėra įrodymas. Auditoriai ir reguliuotojai nori įrodymo, kad pranešimas iš tikrųjų buvo pateiktas konkrečiame skambutyje.

Privalomo pranešimo įrodymas kiekviename skambutyje

Būtent čia savo vietą pateisina automatinis privalomų pranešimų aptikimas. Užuot atrankiniu būdu tikrinusi imtį, sistema analizuoja kiekvieną skambutį, ieškodama jūsų reikalaujamo pranešimo teksto, ir pažymi bet kurį skambutį, kuriame jo, atrodo, trūksta. Taip atitiktis iš periodinio audito virsta nuolatiniais įrodymais, o spragos iškeliamos laiku, kad jas būtų galima pašalinti.

Suderinkite tai su automatiniu saugojimu, kad įrašai būtų laikomi tik tiek, kiek leidžia jūsų politika, ir su audito seka, kurią galite eksportuoti, ir galėsite atitiktį pademonstruoti, o ne aprašyti.

Saugojimas ir prieiga

Sutikimas – tik dalis vaizdo. Įrašų laikymas per ilgai ar netinkamoje vietoje yra atskira rizika. Pagrįstas požiūris nustato saugojimo taisykles, kurios įrašus išvalo automatiškai, riboja prieigą ir registruoja jautrius veiksmus, kad galėtumėte atsakyti į duomenų subjekto prieigos prašymą be skubotos sumaišties.

Pažiūrėkite, kaip „IdentityCall” tai palaiko, atitikties puslapyje.

Svarbiausios mintys

• Vienos šalies sutikimui reikia, kad sutiktų vienas dalyvis; visų šalių sutikimui – kad visi.
• Jurisdikcijas kertantiems skambučiams gali būti taikoma griežtesnė taisyklė.
• Pranešimas kiekviename skambutyje yra įprastas veiklos standartas.
• Pranešimo aptikimas kiekviename skambutyje paverčia politiką įrodomais duomenimis.
• Tai bendro pobūdžio informacija, o ne teisinė konsultacija.