Faut-il un consentement pour enregistrer les appels ? États à une ou deux parties

Par l’équipe IdentityCall AI | Conformité | 6 min de lecture

Le fait que vous ayez besoin d’un consentement pour enregistrer un appel dépend du lieu où se trouvent les parties. Certaines juridictions n’exigent le consentement que d’une seule partie, d’autres exigent que toutes les personnes présentes sur l’appel consentent. Cet article explique la distinction et comment les équipes la gèrent en pratique. Il s’agit d’une information générale, non d’un conseil juridique ; confirmez vos obligations auprès d’un avocat qualifié.

Consentement d’une seule partie ou de toutes les parties

Dans une juridiction à consentement d’une seule partie, un appel peut être enregistré du moment qu’au moins un participant, qui peut être vous, est d’accord. Dans une juridiction à consentement de toutes les parties, souvent appelée consentement des deux parties, chaque participant doit consentir avant l’enregistrement.

La règle applicable peut dépendre du lieu où se trouve chaque partie, et pas seulement de l’endroit où est établie votre entreprise. Un appel qui traverse plusieurs juridictions peut être soumis à la règle la plus stricte, et c’est pourquoi de nombreuses organisations adoptent par défaut l’approche la plus prudente.

Les États à consentement de toutes les parties

Aux États-Unis, plusieurs États sont couramment cités comme exigeant le consentement de toutes les parties, notamment la Californie, la Floride, l’Illinois, la Pennsylvanie et Washington, entre autres. La liste exacte, et la façon dont chaque loi est interprétée, évolue avec le temps et varie selon les situations. Considérez toute liste, y compris celle-ci, comme un point de départ à confirmer auprès d’un avocat, et non comme une décision définitive.

La réponse pratique : informer à chaque appel

Comme les règles sont incohérentes et que les appels franchissent les frontières, la plupart des équipes adoptent une règle de fonctionnement simple : informer, au début de chaque appel, que celui-ci est enregistré, et recueillir le consentement là où c’est requis. Un avis clair et cohérent évite bien des ambiguïtés.

Le plus difficile est de le prouver. Une politique qui dit « nous informons toujours » n’est pas une preuve. Ce que veulent les auditeurs et les régulateurs, c’est la preuve que l’avis a réellement été donné sur un appel précis.

Prouver l’avis sur chaque appel

C’est là que la détection des avis obligatoires automatisée prend tout son sens. Au lieu de contrôler un échantillon au hasard, un système analyse chaque appel à la recherche de la formulation d’avis que vous exigez et signale tout appel où elle semble manquer. Cela transforme la conformité d’un audit périodique en preuve continue, et fait apparaître les manquements à temps pour les corriger.

Associez cela à une conservation automatisée, pour que les enregistrements ne soient conservés que le temps autorisé par votre politique, et à une piste d’audit exportable, et vous pourrez démontrer la conformité au lieu de la décrire.

Conservation et accès

Le consentement n’est qu’une partie du tableau. Conserver les enregistrements trop longtemps, ou au mauvais endroit, constitue un risque en soi. Une approche défendable configure des règles de conservation qui purgent automatiquement les enregistrements, restreint les accès et journalise les actions sensibles, pour que vous puissiez répondre à une demande d’accès de la personne concernée sans que cela tourne à la crise.

Découvrez comment IdentityCall accompagne cela sur la page conformité.

Points clés

• Le consentement d’une seule partie exige l’accord d’un participant ; celui de toutes les parties les exige tous.
• Les appels transjuridictionnels peuvent être soumis à la règle la plus stricte.
• Informer sur chaque appel est la règle de fonctionnement courante.
• Détecter l’avis sur chaque appel transforme la politique en preuve démontrable.
• Il s’agit d’une information générale, non d’un conseil juridique.